费用报销管理制度

费用报销管理制度

费用报销管理制度,报销制度管理办法

财务经理如何撰写一个适合公司实际情况的费用报销制度?

公司规模、所处行业、管理要求等不同,费用报销管理制度的写法也不同。下面是我为某公司起草的《费用报销管理办法》,以期抛砖引玉。


费用报销管理办法

第一章 总则

第一条为了进一步加强费用报销的规范化管理,适应公司发展的需要,根据国家相关财务管理制度,结合本公司实际情况,制定本办法。

第二条本办法所称“费用”,是指因生产经营和管理需要发生的不涉及实物的资金支出或虽涉及实物但不需要办理实物入库的资金支出。本办法所提及的货币单位均指人民币元。

根据公司核算和管理的需要,将费用业务划分为出差、外勤与加班、接待、通讯、招聘、团队建设、其他等七大类。

凡涉及车辆的相关费用,包括员工上下班班车、私车公用等,按《车辆管理办法》执行。

第三条凡因生产经营和管理需要发生的涉及实物且需要办理实物入库的资金支出,按《采购报销管理办法》执行。

第四条本办法适用于公司全体员工。

第二章 审批权限

第五条针对不同业务及其发生的费用,实行不同层级的业务审批制度。

各类业务的审批,按《OA系统业务审批制度》设置的审批权限执行。

第三章 报销流程

第六条所有费用类业务处理完毕,应及时办理报销手续。

一、出差业务

出差业务应在返回公司所在地或常驻地后30天内办理OA报销手续。

连续在多个城市出差,超过1个月的,应于月底办理OA报销手续(无论是否返回公司所在地或常驻地),每次报销的时间跨度不得大于一个月。

二、非出差类业务

非出差类业务,单笔业务金额超过1,000元的,应在业务处理完毕日起30天内,办理OA报销手续。

非出差类业务,单笔业务金额较小,当累计金额超过1,000元时,应在最近一次业务处理完毕日起30天内,办理OA报销手续。

业务处理完毕日,指最后一次取得的发票上的日期。

30天是指30个自然天数。

三、年终结算时限规定

无论是出差业务,还是非出差类业务,发生的所有费用,均必须于次年元月12日前处理完毕。逾期的按照本条第四款执行。

四、逾期报销的规定

1、同一会计年度内逾期

在同一个会计年度内,逾期办理OA报销手续的,按下列办法处理:

(1)逾期3个月以内的,应提交逾期书面报告,经上级领导及分管副总批准后方可报销。

(2)逾期3个月以上的,应提交逾期书面报告,经上级领导及分管副总批准后,按逾期票据金额的75%报销。

2、跨会计年度逾期

跨会计年度逾期办理OA报销手续的,按下列办法处理:

(1)逾期3个月以内的,应提交逾期书面报告,经上级领导及分管副总批准后,按逾期票据金额的75%报销。

(2)逾期3个月以上的,原则上不予报销。

第七条申请人办理费用报销,应首先在OA系统新建《付款申请表》流程,按统一的格式填报费用明细资料,同时关联相关流程及其他佐证材料。

具体填表方法及关联佐证材料参见《OA系统单据填写规范》。

第八条申请人在OA提交《付款申请表》后,应按要求整理粘贴好发票等原始凭证,并注明对应的OA单号、申请人、附件张数及金额。

当申请人在公司所在地时,应及时送交财务部,并登记《费用报销单据登记薄》。

当申请人在外地时,应在OA系统提交原始凭证扫描件或照片,注明快递公司及快递单号,及时将原始凭证快递给财务部审核会计,财务部审核会计收到快递后,负责登记《费用报销单据登记薄》。

第九条各业务部门领导及财务部应按各自职责及时审核、审批单据,原则上每个节点审核时间不应超过2个工作日。

各业务部门领导负责审核业务的真实性、必要性。

财务部负责审核发票等原始凭证的合法性、报销金额的合规性及正确性。

第十条出纳根据审批的报销凭证按规定的付款流程付款;会计根据审批的报销凭证和付款凭证及时进行账务处理。

第四章 出差

第一节 出差的定义及目的地分类

第十一条出差是指在公司所在地或常驻地市外开展相关业务工作或外出工作时间超过一天的活动。

员工出差需事先在OA上提交《差旅申请表》。

第十二条 出差费用是指因出差而发生的相关费用,简称“差旅费”,包括城市间交通费、市内交通费、住宿费、伙食补贴及杂费(订票费、退票费、改签费、保险费等)。

在出差期间发生的其他费用,根据其费用性质,按照本办法关于费用的分类,参照相应费用报销的规定执行。

出差期间,住宿酒店内的长途电话费、洗衣费、旅游等个人费用不予报销。

第十三条根据各地物价水平差异,将出差目的地划分为一线城市、二线城市、三线城市、其他四类,如表4-1所示。

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出差目的地分类一览表

第二节 交通费

第十四条员工出差按方便、快捷、经济的原则选择城市间交通工具。

第十五条城市间交通费按选定的交通工具凭票审核报销,各种交通工具费用报销标准如表4-2所示。

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城市间交通费报销标准

第十六条当到达目的地有多种交通工具可供选择时,应根据出差目的地的远近、出差任务的紧急程度及飞机、高铁/动车、火车等交通线路票源、折扣状况等因素,选择适当的交通工具。

(1)当综合考虑上述因素,必须选择某种交通工具时,如果费用超出上述规定标准的,购买机票的需事先报总裁批准,选择其他交通工具需要报分管副总批准。

(2)当综合考虑上述因素,在不影响按时完成出差任务的情况下,既可以选择飞机,也可以选择高铁/动车或火车时,应遵循节约的原则,选择最经济的交通工具。

当选择乘坐夕发朝至火车时,按实际票价与高铁二等票价差额的50%发放交通补贴。

当选择的交通工具为飞机时,报销时应提供订票最低折扣搜索截图。

当出差目的地无高铁或动车时,不适用交通补贴政策。

第十七条员工出差时,城市间的交通工具,不得选择出租车。特殊情况必须需要选择出租车的,300元以内由经理级以上的直接领导批准,300元以上由分管副总批准。

出差人在出差地外出办事应尽量选择公共交通工具,确实需要乘坐出租车的,必须经项目负责人和上级领导批准。

第十八条交通费按标准凭票审核报销。交通票据遗失的,一律不予报销。

第三节 住宿费

第十九条出差住宿费实行限额凭票审核报销或限额补贴的管理办法。

出差有合法住宿费发票的,实行限额凭票审核报销制度。

出差无合法住宿费发票的,实行限额补贴制度,补贴标准按报销标准的60%计算。

出差住宿费限额报销或补贴标准如表4-3所示。

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出差住宿费报销或补贴标准

第二十条高级部长级别以下人员,多人同行出差,同性人员应选择双人标准间。

第二十一条凡到关联企业出差的,如果关联企业有条件提供住宿的,一律不报销住宿费或住宿补贴。

第二十二条参加会议等活动,由主办方免费统一安排住宿的,不再发放住宿补贴。

第四节 伙食补贴

第二十三条员工出差期间,实行伙食补贴制度。

(1)员工出差期间,伙食补贴不分地区,每人每天补贴标准为80元,其中:早餐20元,午餐30元,晚餐30元。

(2)员工出差期间,参与业务招待宴请的,不再享受伙食补贴政策。

(3)凡到公司关联企业出差的,由关联企业按其伙食标准提供伙食;关联企业未提供伙食的,按标准发放伙食补贴。

(4)出差往返(指返回公司所在地或常驻地)当天的伙食补贴按表4-4的规定计算伙食补贴。

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往返当天伙食补贴计算办法

第五章 外勤与加班

第二十四条外勤,指在公司所在地市内开展相关业务工作活动且不超过一天。

员工外勤,需事先在OA上填写《外勤申请表》,按OA设定的审批流程进行审批。

第二十五条员工执行外勤任务,应选择公共交通工具,如公交车、轨道交通等,发生的交通费凭票审核报销。

因业务需要,确实需要选择出租车的,可根据公司规定申请公司派车,在公司无车可派时,经行政部门车辆管理人员同意后可以乘坐出租车。

员工外勤乘坐出租车,报销出租车费用时,需行政部门车辆管理人员在车票背面签字确认。

第二十六条 员工执行外勤误餐的,按本办法第二十三条之规定执行。

第二十七条 员工加班期间发生的交通费和工作餐,参照本办法第二十五条、第二十六条之规定执行。

第六章 业务接待

第二十八条业务接待费是指因公司业务需要,接待公司外部人员发生的交通费、住宿费、餐费、礼品费、观光游览费等。

第二十九条公司按照“先审批、后接待”和勤俭节约的原则,实行业务接待费限额审批报销管理制度。

业务接待前应在OA系统提交《业务接待申请》,按OA系统设定的审批权限进行审批。

紧急情况下,可以事先向上级领导口头申请并获批准,事后应及时在OA系统补提交《业务接待申请》。

没有提交《业务接待申请》或未获批准的业务接待,其业务接待费一律不予报销。

第三十条业务接待费用报销标准。

(1)接待重要客户或特殊商务谈判,接待宴请标准与总裁沟通确定。

(2)常规业务接待宴请标准如表4-5所示。

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常规业务接待宴请标准

第三十一条常规业务接待费按限额标准凭票审核报销,超额部分需经总裁批准,否则,不予报销。

单笔业务招待费1,000元(含)以下由分管副总审批。

单笔业务招待费1,000元以上由总裁审批。

第三十二条业务接待其他规定。

(1)接待客户原则上由市场销售部门有关人员负责。如遇市场销售部门人员不在场,工程部确实因工作需要招待客户时,须由市场销售部门负责人指定一名工程人员负责,并报公司市场销售部门主管副总或以上领导批准后方可进行。

(2)陪同人员一般控制在3人以内,为该业务的经办人和相关负责人。

(3)公司参与接待的人员需在发票背面签字。

第七章 通讯

第三十三条通讯费是指因工作需要使用移动电话发生的电话费用。

根据工作岗位不同,通讯费实行限额凭票审核报销管理制度。

第三十四条 通讯费用报销标准如表4-6所示。职别如有重叠交叉时,报销标准按较高的一档执行。

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通讯费报销标准

第三十五条通讯费按年度累计限额控制,在年度累计限额以内的通讯费凭票审核报销。当年未用完的额度不能结转下年使用。

特殊情况,可书面申请报行政副总或以上领导审批。

第三十六条人事部门月初负责向财务部提供上个月的通讯费报销人员名单及额度。

第八章 招聘

第三十七条招聘费用是人事部在员工招聘过程中发生的费用,包括场地使用费、招聘广告费、招聘网站服务费、应聘人员来公司路费等。

第三十八条人事部招聘过程中,候选人的交通费,参照公司员工出差费用报销标准执行。

(1)候选人面试后被录用的,到岗后一个月内报销面试来程路费(关键或急需岗位可报销面试往返路费);面试后被录用而未到岗的,路费自负。

(2)面试后未被录用的,报销面试来程路费(关键或急需岗位可报销面试往返路费)。

第三十九条招聘活动中发生的其他招聘费用,凭票审核报销。

第九章 团队建设

第四十条为了促进部门内员工的沟通、交流和合作,增强员工的凝聚力,形成良好的工作氛围,以提高工作质量和效率,各部门组织员工开展旅游、聚餐、拓展、文体活动发生的团队建设费用,实行凭票限额审核报销制度。

第四十一条团队建设活动原则上由部门负责人组织本部门全体员工参加,每季举行一次,团队建设费用总额按部门在职员工计算,未使用完的额度可以结转下个季度使用,本年度未使用完的额度作废,不能结转到下一个年度使用。

第四十二条团队建设费用报销标准为:每人每季度80元,凭合法票据审核报销。

第四十三条财务部应做好团队建设费用的统计、监控工作,防止重复、超额报销。

第十章 其他

第四十四条公司各部门涉及到的广告、内部宣传、印刷资料及网络功能使用的事宜,由行政部门审核,金额在10,000元以内的,报行政副总批准,金额在10,000元以上的,需报总裁批准。

上述事宜原则上由行政部门统一办理,也可由各部门自行办理。

第四十五条购买学习培训资料、软件及工具书,金额在3,000元以下的,由行政部门负责事前审核,报行政副总批准;3,000元以上的,需报总裁批准。

所购物品需报行政部门备案,并登记台账,办理相关借用手续。

第十一章 附则

第四十六条 本办法自2018年6月1日起开始执行,2014年3月31日颁布的《费用报销管理办法(试行)》及相关补充规定同时废止。

第四十七条 2018年6月1日前发生的费用,按2014年3月31日颁布的《费用报销管理办法(试行)》及相关补充规定执行。

第四十八条 本办法由财务部会同有关部门解释。

费用报销管理制度的相关内容如下: