会务服务方案(会议服务保障方案)

会务服务方案(会议服务保障方案)

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一、目的

为了更好地体现**公司的国际化、职业化形象,规范会议接待行为,也为了提升物业自身服务水平,提供多元化服务,做好会务服务的支撑工作,提高服务质量。

二、会议服务对象:

**武汉研究所有会议需求的部门。

三、会议分类:

将会议按照所服务的客户群体进行如下分类:

四、承接服务类型:

五、会务人员资质及会议安排 1、会议服务人员资质要求:

说明:

(1)人员配备:共2名接待专员,特殊情况需临时增加人员可抽调前台兼会务接待,以满足紧急需求为原则。

(2)人员要求:女性、身高1.65m以上,年龄22-30岁之间;大专及以上学历,具

备酒店管理、旅游管理、空中乘务等方面的知识,掌握接待服务礼仪及形体礼仪知识,了解会议服务流程,具备较强的听、说能力,能够进行简单的英语对话。 (3)素质要求:具有良好的服务意识及服务精神;具备良好的沟通理解能力,反应敏捷,突发事件应变能力较强; 工作积极主动,责任心强;心态平和,亲和力好,言谈得体,有上进心。 (4)会务接待专员工作职责:

a) 客户接待环境的保障; b) 会议区域管理; c) 规范化会议服务;

d) 现场接待指引;

e) 现场活动支撑。

(5)会务接待专员工作内容:

a) 研究所会务接待总接口,负责前期的需求确认,判断是否接待,接待的 类型;

b) 根据确认的接待需求,以天为单位排班接待支撑资源(依据时间排班,如果客户非常重要,可适度调整);

c) 负责每次会议接待的公共支撑,包括:接待电子流、园区路线指引、讲解、拍照、鲜花、横幅、茶歇等;

d) 做好日常接待用品的登记及管理;

e) 做好日常公共接待资源环境看护;

f) 做好日常接待统计分发,每月输出接待总结月报;

g) 整合周边资源,如周边各餐饮店、鲜花店、礼品店、水果店、酒店、礼仪公司等;

h) 研究所大型活动支撑及礼宾礼仪服务的统筹、报价。

(5)保密要求:按**信息安全规定,严守客户信息、公司机构、部门分布及人员通讯信息,签署保密协议。

(6)考评要求:需求部门评价结果作为对方服务质量评价主要依据,同时参考现场抽检及月度考核结果。

(7)薪酬要求:参考业界标准,为保证服务质量,所有薪酬实际发放与合同要

求保持一致,暂按专员薪酬标准(7314.3元/月/人)结算。

2、人员安排:

说明:

(1)本着勤俭、精简、高效的会议原则,原则上按照会议级别判断承接服务类别,进行人员安排,因特殊需要,可按实际情况根据需求方申请承接;

(2)物业承担会议接待的“软件”服务,其他会议用品均由需求方承担,详见费用承担部分。

六、费用承担与结算:

1、费用承担原则:

(1)武研所承担的费用包括:茶具、茶、咖啡、纸巾、消毒液等日常用品费用;

(2)每次会议的具体费用由会议需求方负责,具体包括:

a)资料、文具费用;

b)文化礼品费用;

c)鲜花、横幅、茶歇、果盘等会务费用;

d)就餐、车辆等费用。

(3)上述费用原则上由甲方承担,若有特殊情况需要物业提供的,由会议需求部门负责人以纸面形式提出,会务专员负责询价、报价,首选与**有协议的供应商,待需求部门负责人签字确认后方可购买,开具发票,与**公司月结。

2、费用结算:

(1)会务接待专员从到岗之日起计算,与其他人员薪酬支付方式相同,按月结算;

(2)临时抽调人员按会议时间,20元/小时进行补贴,每月凭《会议服务登记表》与需求电子流对应结算;

(3)对于会议中临时产生的费用,实报实销,按月结算。

附件:

05会议登记表.xlsx

会议保障方案2017-12-17 9:24 | #2楼

A. 13:00---17:00时剧场布置会议会标, 主席台摆放红旗、悬挂会徽、会议条幅,开启并检查会场内照明。

实施人员: 完成情况反馈工程保安部

B. 15:00时配合横幅制作人员落实分会场悬挂会标。

实施人员: 维修工段,完成情况反馈工程保安部

C. 检查4台员工电梯运行、停层情况, 要求除2—4楼和11—15楼不停层外, 其余楼层均可内外呼梯停层

实施人员: 电梯维保人员,完成情况反馈工程保安部

1月21日

A. 8: 00时检查各会场会标悬挂完成情况

检查人员: 检查情况反馈总监

B. 8: 30时起检查布置酒店剧场、5楼会议室、16楼会议室、18楼会议室、20楼会议室、20楼会议室、36楼会议室用音频设备。

注: 16楼、18楼、20楼三个会议室各用话筒3只, 其余5只分会场各用话筒2只。

要求各会场的音频设备安置到位

实施人员: 弱电工段,完成情况反馈工程保安部

C. 12: 00时起控制酒店地面停车位

实施人员: 当班车场值守人员

D. 检查剧场、5楼和16楼、18楼、20楼卫生间洁卫使用情况, 要求使用正常无堵漏情况

实施人员: 维修工段

E. 检查16楼、18楼、20楼会议室空调开机效果

实施人员: 空调工

F. 客梯内显示屏增设

实施人员:

g. 车场车位控制: 保留12个主要领导停车位, 地面停车疏理和清场 注1:

23日、24日、26日三天因剧场上午有会议, 锅炉晚上不停炉, 凌晨0: 00 时至5: 00时暖空水温下调至35℃, 5: 00后暖空水温调升至41--42℃

注2:

会议期间,增强楼层和车场管理, 停车位泊车做好引导, 泊车车头位置一致, 大门口仅为即时的上下客停车, 地面停车凭会议车辆证停放

1月22日

1). 17: 00时会议,会议地点:18楼主席团会议室。

a). 16:00时由弱电工段人员对会场音频设备进行使用复试

b). 14:00时检查18楼会议室空调开启情况

实施人员: 空调工

1月23日

1). 8: 10时, 开幕会议 会场地点:剧场。

a). 7: 00时保安开启剧场边门, 7: 30时开启剧场大门

b). 7: 30时会场工作人员进入岗位(音频弱电、电气、电梯工均至“人大”会结束), 开启剧场照明、复查话筒音响效果、打开剧场自动

扶梯( 上行 ),8: 40时关闭自动扶梯, 开幕会结束后,马上更换会

徵、会标, ( 10: 00时, 维修工段派1人至剧场,协助剧场内工作人

员更换会徵、会标 )

c). 5: 00时开启剧场空调, 由当班空调工实施, 空调水温调至42℃, (注意事先准备好相关场所的钥匙)

d). 本日晚上锅炉运行不停炉, 运行要求见前注。

e). 10: 00时打开剧场自动扶梯( 下行 ), 视离场情况,切换一组上行, 15分钟后6台自动扶梯全部上行

2). 8: 10时, 会场地点:18楼主席团会议室

3). 8: 30时, 会场地点:5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、20楼

会议室、36楼会议室

a). 7: 00时会场工作人员进入岗位( 弱电、电工),对音频设备和电器照

明进行检查,保障完好。

4). 10: 40时, 开幕会议 会场地点:剧场。

a).11:10时关闭剧场自动扶梯。会议结束前开启剧场自动扶梯, 运行方向为下行。

自动扶梯的开启切换由电梯维保人员负责。

5). 人大会后: 会场地点:18楼主席团会议室

2月24日

1). 8:30时会议, 会议地点:剧场。

a). 6:00时开启剧场空调, 由23日空调夜班人员开启。空调暖水水温控制在40--42℃间(可根据当日气温情况调节).

b). 6: 30时保安开启剧场边门, 7: 30时保安开启剧场大门

c). 7: 30时会场工作人员进入岗位(音频弱电、电气), 开启剧场照明、复查话筒音响效果

d).7:50时开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行方向为上行,

8:50时关闭剧场自动扶梯。

会议结束前开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行方向为下行. 自动扶梯的开启切换由电梯维保人员负责。

2). 14: 30时会议, 会场地点:5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、20

楼会议室、36楼会议室

a). 13: 50时前完成上述会场进行会场音视设备调试。由弱电工段人员实

施。

3). 17: 20时会议, 会场地点:18楼会议室

a). 16: 40时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。

2月25日

1).8:10时会议, 会场地点:5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、

20楼会议室、36楼会议室 a). 7: 40时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。

2). 9: 00时汇报会, 会场地点:36楼会议室

a). 弱电工段提供笔记本电脑,电视机联接电脑显示, 调试工作于8: 40

时前结束

b). 准备提供各类运行管理文档

3). 11: 00时会议, 会场地点:36F会议室

4). 14: 40时会议, 会场地点:剧场。

a). 14: 00时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。

b). 11:00时开启剧场空调, 由本日当班人员开启。空调暖水水温控

制在40--41℃间(可根据当日气温情况调节).

c). 14: 00保安开启剧场大门

d).14:00时开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行 方向为上行,

15: 00时关闭剧场自动扶梯。

会议结束前开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行方向为下行.

自动扶梯的开启切换由电梯维保人员负责。

e).会后更换会徵、闭幕会标

5). 16: 00时检查初评反馈会, 会场地点:20楼会议室

a). 使用投影仪

6). 17: 20时会议, 会场地点:18楼会议室。

a). 17: 00时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。

2月26日

1). 8:10时会议,举行地点:5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、20

楼会议室、36楼会议室

a). 7: 40时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。

2). 8: 30时闭幕会议 会场地点:剧场。

a). 6: 20时保安开启剧场边门, 8: 00时开启剧场大门

b). 7: 50时会场工作人员进入岗位(音频弱电、电气), 开启剧场照明、复查话筒音响效果

c). 7:50时开启剧场自动扶梯( 上行 ),8: 40时关闭自动扶梯, 开幕会

结束前, 开启剧场自动扶梯( 下行 )至人员离场后关闭

d). 会后更换会徵、闭幕会标

e). 5: 30时开启剧场空调, 由当班空调工实施, 空调水温调至42℃, (注意事先准备好相关场所的钥匙)

f). 本日晚上锅炉运行不停炉, 运行要求见前注。

3). 11: 00时会议,举行地点: 18楼会议室。

a). 10: 40时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。

4). 14: 40时闭幕会议,举行地点:剧场。

a). 12:00时开剧场空调, 空调暖水水温控制在39--40℃间(可根据

当日气温情况调节).

14:00时开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行方向为上行.

15::10时关闭剧场自动扶梯.

会议结束前开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行方向为下行.在剧场召开会议时段内, 按排一人进行设备运行保障巡检工作, 负责巡查人员按有关日程时间按排对相关设备的检查确认。向工程部办公室反馈确认情况,所有调试、操作、检查中发现异常情况的,立即汇报。电梯维保单位人员确保遇有电梯故障时,在十五分钟内赶到现场处理,三十分钟内处理完电梯关客事故。遇有变动按通知办理

工程保安部

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